Professionelle Telekommunikation: Telefone und Telefonanlagen

Wir bauen Ihr komplettes Telefonsystem auf

Telefonanlagen sind heute aus Unternehmen nicht mehr weg zu denken. Umso gravierender ist es, wenn die Technik mit den Anforderungen eines wachsenden oder sich verändernden Unternehmens nicht mehr mithalten kann. Gerade in der modernen, digitalen Zeit spielt sich der Großteil des Kundenkontaktes über das Telefon ab. Eine überlastete oder zu schwache Technik kann den Arbeitsablauf behindern und sogar komplett lahm legen. Auch die immer höheren Ansprüche an Qualität und Funktionalität bringen manche Telefonanlagen schnell an ihre Grenzen. Deswegen ist es wichtig sich vor der Neuanschaffung oder der Erweiterungen nicht nur Gedanken über die momentane Situation zu machen, sondern auch zukünftige Entwicklungen und Aufgabenstellungen mit einzubeziehen.

Passende Telefonanlagen für das Büro

Die drei großen Themen, die es hierbei zu betrachten gilt, sind die verfügbare Internetkapazität (Voice-over-IP-Telefonie), die Nebenstellen und der Funktionsumfang. Da die Telekom ihre ISDN-Telefonanschlüsse bald komplett durch IP-Telefonie ersetzt, stellt sich die Frage nach der Art der TK-Anlage nicht mehr. Alle, die bisher über ISDN telefoniert haben, können mithilfe eines Adapters aber auch weiterhin ihr Telefonsystem nutzen und müssen keine komplett neue Telefonanlage kaufen.

Internetkapazität für eine VoIP-Telefonanlage

Wenn Sie sich bereits entschlossen haben auf eine VoIP-Telefonanlage umzusteigen, dann sollten Sie sicherstellen, dass eine ausreichend hohe Internetgeschwindigkeit für Uploads und Downloads zur Verfügung steht. Für ein Telefonat über VoiP können Sie von einer benötigten Bandbreite von ca. 80 kbit/s ausgehen. Wir helfen Ihnen bei der Messung und Auswertung der Ihnen zur Verfügung stehenden Leistung und Qualität der Internetleitung.

Anzahl der Nebenstellen

Durch das Umstellen auf Software-basierte Telefonie hat sich die Frage nach der genauen Anzahl der Nebenstellen etwas relativiert, da VoIP-TK-Anlagen schneller und kostengünstiger mit zusätzlichen Plätzen nachgerüstet werden können. Wichtig werden die Anzahl und die Vernetzung der Nebenstellen vor allem beim Planen der Anrufweiterschaltung und der gewünschten Funktionen.

Funktionen einer Telefonanlage

Als nächstes sollten Sie sich die Frage stellen, welche Funktionen Sie benötigen? Neben den klassischen Optionen wie Rufumleitung zu einer anderen Nebenstelle, Hold und Anklopfen werden Konferenzschaltungen, Aufschalten, Heranholen und Sammelschaltung immer wichtiger für einen flüssigen Arbeitsablauf. Eine VoIP-Telefonanlage bietet grundsätzlich eine größere Funktionsvielfalt als die klassische ISDN-Variante. Eine Aufzählung verschiedener Funktionen finden Sie am Ende der Seite.

Tipps für eine sichere Telekommunikation

Mit wenig Aufwand können Sie einen guten Grundschutz vor schadhaften Angriffen auf ihr Telefonsystem erreichen. Oft sind es die kleinen, subtilen Dinge, die Hackern den Zutritt erlauben.

• Ändern Sie die gesetzten Passwörter für Fernwartungszugriffe. Die ab Werk definierten Standardpasswörter sind meist einfache Zahlenabfolgen wie 0000 und können bei verschiedenen Herstellern sogar identisch sein.
• Stellen Sie Passwörter grundsätzlich aus Zahlen und Buchstaben, wenn möglich aus Groß- und Kleinbuchstaben, sowie Sonderzeichen zusammen.
• Weisen Sie Ihre Mitarbeiter an Passwörter nicht an öffentlich zugänglichen Orten aufzubewahren und regelmäßig zu ändern.
• Lassen Sie den Wartungskanal der Telefonanlage nicht geöffnet, wenn keine Arbeiten durchgeführt werden.
• Für manche Unternehmen kann eine Sperrung ausländischer Anschlüsse außerhalb der Arbeitszeiten sinnvoll sein.

VoIP-Gateway: IP-Telefonie für ISDN-Telefonanlagen

Sie haben eine ISDN-Telefonanlage und möchten diese auch weiter verwenden? Kein Problem. Auch wenn ISDN- von VoIP-Anlagen mittlerweile großflächig ersetzt wurden, können Sie mit einem VoIP-Gateway Ihre vorhandene TK-Anlage ganz einfach auf die IP-Telefonie umstellen. Wie das funktioniert? Das Gateway wird zwischen die beiden Anschlüsse gekoppelt und wandelt ISDN-Schnittstellen in IP-Schnittstellen mit SIP (Session Initiation Protocol) um. Wenn Sie mehr Anschlüsse benötigen sollten, können mehrere Gateways parallel geschaltet werden.

Verschiedene Funktionen einer Telefonanlage

Die folgende Auflistung zeigt einige der heute gängigsten Funktionen einer Telefonanlage. Der Umfang der angebotenen Funktionen hängt vom jeweiligen System und dem Hersteller ab.

• Anklopfen: einer besetzten Nebenstelle wird durch Klopfzeichen ein eingehender Anruf signalisiert
• Aufschalten: zu einem bestehenden Gespräch wird ein weiterer Anrufer zugeschaltet
• Heranholen: Anrufe werden von einer nicht antwortenden Nebenstelle zu einer Freien geholt
• Konferenz: mehrere Nebenstellen können am selben Gespräch teilnehmen
• Makeln: abwechselnd zwischen zwei Gesprächen hin und her wechseln
• Nachtschaltung: Amtsanrufe werden auf eine bestimmte Nachtstelle / Anrufbeantworter umgeleitet
• Partner-Funktion: Funktionstasten zeigen aktuell belegte Nebenstellen an
• Sammelanschluss: hinter einem Sammelanschluss verbergen sich mehrere Nebenstellen, sodass der Anruf an besetzten Nebenstellen vorbei direkt an eine Freie weitergeleitet wird
• Ruhe: eine Nebenstelle kann sich vorübergehend aus dem Sammelanschluss herausschalten
• Rückruf: besetzte Nebenstelle wird automatisch zurückgerufen, wenn sie frei wird
• Rufumleitung: Anrufe werden an eine andere Nebenstelle umgeleitet
• Rufweiterschaltung bei Nichtabnahme: Anrufe werden nach Ablauf einer bestimmten Zeit zu einer anderen Nebenstelle weitergeleitet
• Rufweiterschaltung bei Besetzzeichen: Anrufe werden direkt zu einer anderen Nebenstelle weitergeleitet, wenn die Angewählte besetzt ist
• Warteschleife: Anrufe werden kurzzeitig in einer Schleife geparkt
• hierarchische Verteilung: Anrufe gehen an die erste freie Nebenstelle eines Sammelanschlusses
• zyklische Verteilung: Anrufe werden gleichmäßig auf alle Nebenstellen verteilt

Anrufumleitung mit einer Telefonanlage

Neben dem Aufbau der Telefonanlage kümmern wir uns auch um die Planung und Umsetzung der passenden Anrufweiterschaltung. Wer über mehrere Nebenstellen verfügt und täglich viele Anrufe bearbeiten muss, wird über kurz oder lang an dem Thema Rufumleitung nicht vorbeikommen. Eine gut durchdachte Anrufweiterleitung verbessert und beschleunigt nicht nur den Arbeitsablauf, sondern fördert auch die Kundenzufriedenheit und beeinflusst positiv das Kundenerlebnis – zwei der wichtigsten Punkte in Sachen Kundenbindung und –empfehlung. Es gibt mehrere Rufumleitungsmodelle: von einfachem Weiterleiten zu einem Anrufbeantworter bis hin zu verzweigten Fallback-Lösungen zwischen verschiedenen Nebenstellen. Drei der gängigsten Anrufweiterschaltungen haben wir für Sie zusammengefasst.

Einfache Rufumleitung

Die einfache Rufumleitung wird am häufigsten verwendet. Der Anruf kann auf zwei verschiedene Arten beantwortet werden: Entweder wird der Anruf direkt angenommen oder er wird mit einer Verzögerung (hier 20 Sekunden) auf einen Anrufbeantworter weitergeleitet. Der Anruf bleibt erfolglos, wenn der Anrufer während der Verzögerung auflegt.

Erweiterte Rufumleitung

In der erweiterten Anrufweiterschaltung wird eine zweite Kontaktperson hinzugefügt. Wird der Anruf von der angewählten Nebenstelle nicht innerhalb der eingestellten Verzögerung beantwortet, leitet die Telefonanlage den Anruf an eine zweite Nebenstelle weiter. Ist auch diese nicht besetzt, schaltet sich der Anrufbeantworter ein. Der Vorteil der erweiterten Rufumleitung besteht darin, dass der Anruf eine zusätzliche Möglichkeit erhält, angenommen zu werden. Dadurch wird die Rate der erfolglosen Anrufe reduziert.

Rufumleitung über Digitalen Assistenten

Die Rufumleitung über einen Digitalen Assistenten funktioniert anders. Der eingehende Anruf wird direkt an den digitalen Assistenten weitergeleitet. Hier wird mithilfe einer Ansage das Anliegen erfragt und der Anruf dann der entsprechenden Nebenstelle zugestellt. Diese im Vorfeld thematische Sortierung der Anrufer ermöglicht ein effizienteres Bearbeiten der Anliegen. Ist die Nebenstelle nicht erreichbar, wird nach der Verzögerung eine zweite Nebenstelle hinzugezogen. Zuletzt kann auch hier der Anruf entweder direkt entgegen genommen oder auf einen zweiten Anrufbeantworter geleitet werden. Die Erfolgsquote ist bei diesem Modell am höchsten, da das Auflegen so lange wie möglich hinausgezögert wird. Meistens werden große Rufumleitungsmodelle mit weiteren Funktionen wie Heranholen oder Sammelanschlüssen kombiniert. Je stärker die Nebenstellen untereinander vernetzt sind, desto wahrscheinlicher ist ein erfolgreicher Anruf.

Telefone für VoIP-/ ISDN-Telefonanlagen

snom Telefone - Efficient Line

Die 3er-Serie punktet mit bewährter Qualität und Sicherheit. Die Verschlüsslung mit TLS, SIPS und SRTP ermöglicht ein schnelles und sicheres Telefonieren. Die Funktionstasten lassen sich im Handumdrehen individuell auf Ihre Wünsche programmieren. Alle für das Büro benötigten Funktionen sind in der Grundausstattung enthalten. Die Telefone sind in verschiedenen Ausführungen erhältlich, je nach Anwendungsgebiet und Anforderung.

snom Telefone - Advanced Line

Zu dieser Serie gehören besonders leistungsfähige IP-Telefone mit hervorregendem Breitband-HD-Audiosystem. Durch den verdoppelten Frequenzbereich erhöht sich die Qualität des Telefonats um ein Vielfaches. Deswegen richtet sich die 7er- und 8er-Serie vor allem an Vieltelefonierer, die von einer reibungslosen Kommunikation abhängig sind. Die Telefon unterscheiden sich anhand ihrer Ausstattung voneinander: Anzahl der Leitungen und Funktionstasten, Größe und Farben des Displays und der Bedienung durch Touchscreen.

snom 710

snom 750

snom 821

Gigaset Telefone – made in Germany

Die Telefone von Gigaset werden in Bocholt produziert. Besonderen Wert wird dabei auf einwandfreie Funktionalität und Langlebigkeit gelegt. Als eines der ersten Unternehmen weltweit erhielt Gigaset das HTV-Life®-Prüfzeichen. Diese Zertifizierung bekommen Produkte, die keine „absichtlichen Sollbruchstellen“ aufweisen und damit ein Maximum an Haltbarkeit erreichen. Ob kompaktes Mobilteil, Büro-Allrounder oder Full-Touch-Telefon – Gigaset hat für jeden Arbeitsbereich das passende Gerät.
Damit Sie sich nicht mit der Integration beschäftigen müssen, kümmert sich Koinegg IT für Sie um die komplette Installation, Einrichtung und Wartung der IP-Telefone.

Noch nicht das richtige Telefon für Sie dabei? Koinegg IT bietet Ihnen auch IP-Telefone von Herstellern wie AVM, Yealink, Astra und Polycom an.

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Faxlösungen

• Faxgeräte, Faxserver
• Gateways
• Fax-to-mail-Dienste

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• Anrufbeantworter
• Voice-to-mail-Dienste
• Gateways

E-Mail-Systeme

• E-Mail-Server, Webmailer
• Automatisierungen, Archivsysteme
• Spam- und Malwarefilter

Sie benötigen für Ihr Unternehmen eine Telefonanlage? Dann helfen wir Ihnen gerne bei der Konzeptionierung, dem Aufbau und der Einrichtung des passenden Telefonsystems.

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